Privacy Policy

I siti www.sistemadigestioneprivacy.it e www.privacyaudit.it sono gestiti da Consultia S.r.l. con sede in via Morgantini 14 – 20143 Milano, Italia., che agisce: in qualità di autonomo titolare del trattamento dei dati personali per tutte le attività legate alla progettazione ed all’erogazione di servizi (anche attraverso i siti di cui è proprietaria del dominio) in materia di protezione dei dati personali; o come responsabile del trattamento per conto dei titolari per cui svolge, in modo indiretto tali attività. Tra le attività che possono implicare il trattamento dei dati personali vi sono quelli relativi a: raccolta dei dati per formulare un’offerta, l’esecuzione di attività contrattuali quali consulenza e formazione, o post contrattuali come un servizio di assistenza, l’emissione di una fattura, il ricevimento di un apprezzamento nei confronti del nostro lavoro o di un reclamo (si veda paragrafo 9);potremmo dover trattare i suoi dati anche per adempiere a obblighi legali o perché abbiamo un contenzioso in corso.

Per fare tutto questo Consultia agisce, quindi, come Titolare autonomo del trattamento e, a volte, come Responsabile del trattamento  (di questo ne trattiamo al prossimo paragrafo).

In molti casi Consultia tratta i dati degli interessati come Titolare del trattamento (come abbiamo descritto al paragrafo precedente) e, talvolta, come Responsabile del trattamento: ciò dipende dalle varie circostanze e dalle modalità attraverso le quali il servizio richiesto viene erogato. La casistica è troppo ampia per poterla descrivere integralmente ma, di volta in volta,  siamo in grado di definire i rispettivi ruoli.

Ma qualche esempio lo possiamo, certamente, presentare: Consultia agisce come Titolare del trattamento quando l’interessato ci pone delle domande, ad esempio tramite una mail, per chiederci un’offerta, oppure per avere delle informazioni sui nostri servizi, oppure per ricevere dei servizi di consulenza o formazione o audit o assessment e noi fattureremo direttamente a lui come persona fisica.

In  altri casi, invece, Consultia agisce, invece, come Responsabile del trattamento: in questi casi

Consultia si aspetta di ricevere dal Titolare del trattamento, ovvero dalla persona fisica o giuridica che riceve i dati dall’interessato, delle istruzioni specifiche che potranno anche essere oggetto di valutazione ed eventualmente di negoziazione od integrazione, in modo che tutti i soggetti coinvolti siano soddisfatti ed in grado di adempiere a quanto richiesto e/o stabilito: qualora il Titolare non fornisse tali istruzioni, Consultia applicherebbe le medesime metodologie che utilizza per proteggere i dati di cui è Titolare.

Il Titolare del trattamento deve anche assicurarsi di averle fornito, per la sua qualità di interessato, un’informativa e, quando previsto, dovrà averle anche richiesto i consensi necessari. In tale informativa sicuramente le è stato indicato che alcuni dati sarebbero stati trasmessi a soggetti terzi (quindi anche a Consultia) per l’erogazione del servizio.

Ovviamente, quando Consultia è Responsabile del trattamento, non fornisce direttamente un’informativa per poter erogare i servizi agli interessati con cui viene a contatto per lo svolgimento delle attività di cui è stata incaricata.

Ci possono essere, ancora, dei casi particolari in cui Consultia si trova ad agire come Sub-Responsabile del trattamento, ovvero riceve i dati non dal Titolare ma, bensì, da un Responsabile che a sua volta li ha ricevuti da un Titolare:  sono queste situazioni particolari che ogni volta vanno analizzate. Ad esempio, ciò può accadere quando Consultia viene incaricata di effettuare attività di formazione da parte di un ente (Responsabile del trattamento) che a sua volta ha ricevuto i dati degli allievi che sono dipendenti di un’organizzazione che ricopre il ruolo di Titolare del trattamento. Trattando i dati degli allievi (ad esempio correggendo i loro test di ingresso o intermedi o di uscita dal corso), i collaboratori di Consultia trattano dei dati personali. Anche in questo caso ci impegniamo a seguire le regole, per proteggere tali dati, dettate dal Responsabile che a sua volta le ha ricevute dal Titolare. In mancanza di indicazioni applichiamo le nostre.

Infine, Consultia potrebbe anche ricoprire il ruolo di Con-Titolare del trattamento. Ad oggi questo caso non si è mai verificato e dubitiamo che possa accadere ma se tale situazione dovesse verificarsi introdurremmo anche questa casistica nella presente informativa.

Talvolta è così complesso comprendere il ruolo che può rivestire Consultia nel trattare dei dati (Titolare, Responsabile, Sub-responsabile, Contitolare del trattamento) che si rende necessario predisporre degli schemi di analisi ad hoc . Una cosa è certa, quando Consultia è Titolare del trattamento è certamente tenuta a fornire un’informativa ed il presente documento assolve proprio a questo compito. Ma, indipendentemente dal ruolo ricoperto, Consultia pone la massima attenzione nel trattare i suoi dati sia con l’applicazione delle misure tecniche ed organizzative che ha definito, sia applicando quelle che ci sono richieste ed imposte dal Titolare o dal Responsabile del trattamento nei casi in cui Consultia agisca rispettivamente come Responsabile o Sub-responsabile. Ovviamente, se tali misure fossero meno ristrettive delle nostre, provvederemmo ad interfacciarci con il nostro interlocutore per convincerlo della bontà delle nostre scelte.

Ci preme molto che lei abbia le idee chiare sul perché, il come ed il quando noi possiamo trattare i suoi dati: per qualunque chiarimento, domanda o esigenza legata alla sua privacy o per esercitare i suoi diritti così come riconosciuti dalla normativa europea in materia di trattamento dei suoi dati personali (si veda il successivo paragrafo 13) può contattarci in qualunque momento inviando una richiesta all’indirizzo consultia@consultia.it.

Con riferimento alle finalità di trattamento indicate al successivo punto 8, trattiamo un numero relativamente ridotto di  tipologie di dati personali che La riguardano o riguardano i suoi collaboratori. I dati che trattiamo dipendono dal servizio che le forniamo e da come lo forniamo. Ad esempio:

• Servizio di consulenza – nome e cognome dei referenti con cui collaboriamo, la loro posizione organizzativa, il loro indirizzo di posta elettronica necessario per lo scambio di documenti;
• Servizio di audit – nome e cognome degli intervistati e di norma loro posizione organizzativa, talvolta indirizzo mail del referente. In questi casi abbiamo messo a punto una policy specifica per ridurre al minimo i riferimenti personali quando, nel corso degli audit, registriamo evidenze riferite a persone fisiche;
• Servizio di formazione – nome e cognome dei partecipanti ai corsi, eventuale esito dei test ed esami finali, eccezionalmente possiamo avere la loro mansione ed il loro indirizzo di posta elettronica se ci contattano direttamente o se ci inviano le soluzioni a test o esercitazioni;
• Richiesta di informazioni o di contatto – trattiamo i dati che ci trasmette volontariamente attraverso la sua comunicazione;
• Rapporti con i fornitori – oltre ai dati di contatto possiamo trattare i dati contenuti nel suo curriculum vitae che lei ci potrebbe inviare spontaneamente o che le potremmo richiedere per poter valutare la sua candidatura ed eventualmente trasmetterlo ai nostri clienti che potrebbero volerLa conoscere. Ovviamente, per poterla retribuire, a seguito della eventuale sottoscrizione di un contratto, abbiamo bisogno di conoscere anche i suoi dati per la fatturazione.

Inoltre, trattiamo dati relativi al know-how dei nostri clienti come procedure, istruzioni, documentazione relativa a reclami o data breach o ancora per supportare il cliente nell’ analisi di criticità  per le quali ci chiede un parere a volte anche in modo informale: questo lo facciamo solo su esplicita richiesta dei nostri clienti che ci chiedono di supportarli in tali attività. Ma siamo molto attenti a raccogliere e conservare i dati realmente indispensabili ed appena possibile li cancelliamo (si veda il paragrafo 12).

Non pubblichiamo mai dati dei nostri clienti, ad esempio, come referenze. Ogni tanto in aula facciamo degli esempi e citiamo i nostri clienti ma solo per esaltare un aspetto positivo e solo quando siamo sicuri che loro possono apprezzare.

Per trattare questi dati non le chiediamo mai il consenso perché sono trattati a fini contrattuali o precontrattuali o per evadere una sua richiesta o per soddisfare le normative.

Le chiediamo solo una cosa: quando ci fornisce i suoi dati o quelli di terzi (ad esempio di sui colleghi che parteciperanno ad una attività di formazione o che dovremmo intervistare per un audit o un’assessment), ci comunichi solo le informazioni che ci sono utili, non ce ne fornisca altre. Inoltre, verifichi che sia stata fornita loro l’informativa e, quando previsto, richiesto il consenso. Per altro, quando si tratta di un audit o di un assessment abbiamo delle regole molto rigide da seguire per raccogliere e registrare solo i dati che ci interessano.

Infine, non ci comunichi dati suoi o di terzi che non sono pertinenti alle attività di cui siamo incaricati: noi faremo il possibile per eliminare tali dati, ma se non li ricevessimo sarebbe molto meglio per tutti.

7.1 QUALI DATI NON TRATTIAMO MAI

Consultia non raccoglie dati sul know-how aziendale, immagini di interessati e tanto meno le pubblica sui propri siti. Consultia non tratta dati di minori o di persone fragili. Certo queste tipologie di dati possono, talvolta, esserci trasmessi dai clienti per loro esigenze specifiche ma, pur essendo eventi del tutto eccezionali, vanno, comunque, qui considerati. In ogni caso, se ciò dovesse accadere,  la nostra politica di cancellazione dei dati (si veda il successivo punto 12) ci impone di eliminarli appena possibile.

Consultia non raccoglie, inoltre,  alcun dato relativamente alla sua navigazione sui siti www.sistemadigestioneprivacy.it e www.privacyaudit.it; tutte le verifiche sul regolare funzionamento di tali siti,  opportune e necessarie per garantirne la migliore usabilità e permettere di fornire informazioni sempre più precise e dettagliate, le otteniamo senza alcun coinvolgimento degli utilizzatori dei siti stessi. Ovviamente, saremo felici di raccogliere ogni sua segnalazione sui contenuti e/o suggerimenti per il miglioramento nell’uso dei siti; si vedano anche le nostre Condizioni d’uso.

Consultia non ha, ad oggi, alcun account social e quindi nessun dato è condiviso con tali piattaforme. Inoltre, nei siti di Consultia non è attivo alcun cookie e per questo motivo non troverà espressa in nessuna parte una Cookie Policy.

7.2 QUALI DATI NON VORREMMO TRATTARE

Talvolta i clienti, ma anche fornitori e partner, ci forniscono informazioni che riteniamo superflue per l’incarico ricevuto e, per questo motivo, chiediamo esplicitamente di non averle. Quando riceviamo informazioni non richieste ed inutili provvediamo alla loro distruzione. Quando svolgiamo audit limitiamo al massimo i dati raccolti: per queste situazioni abbiamo messo a punto una policy specifica proprio per ridurre al minimo i riferimenti personali quando, nel corso degli audit, registriamo le evidenze riferite a persone fisiche; se le interessasse conoscere tale policy, ce la richieda, avremo molto piacere a condividerla.

In tanti anni di lavoro, abbiamo imparato che non solo questo tutela noi, i nostri clienti, fornitori e partner, ma anche che i nostri interlocutori apprezzano questo nostro atteggiamento e lo trovano coerente con i temi che trattiamo.

Consultia, in qualità di Titolare del trattamento, tratta i suoi dati personali per diverse finalità; per quanto non esista un ordine gerarchico abbiamo preferito suddividere le finalità stesse tra “principali” includendovi quelle che si verificano con maggiore frequenza (paragrafo 8.1) e quelle “secondarie” (paragrafo 8.2) che sono, invece, meno consuete. Nei paragrafi 8.1 e 8.2  indichiamo, quindi, le finalità per le quali  trattiamo i sui dati e nel paragrafo 10 specifichiamo i motivi (basi giuridiche) per cui trattiamo i suoi dati relativamente alle finalità indicate.

8.1 LE FINALITÀ “PRINCIPALI”

Consultia tratta i sui dati principalmente per le seguenti finalità:

1. evasione delle richieste formulate da un interessato in qualsiasi forma;
2. formulazione di un’offerta;
3. eseguire attività contrattuali di cui è incaricata (formazione, consulenza, assessment, audit) ;
4. eseguire attività post contrattuali (servizio di assistenza e/o comunicazioni su tematiche di suo interesse in base ai servizi che ci hai richiesto) ;
5. raccogliere valutazioni, complimenti o apprezzamenti per il lavoro svolto o dare seguito a segnalazioni, suggerimenti o reclami;
6. emettere fatture;
7. rispettare normative cogenti o volontarie;
8. permettere l’esecuzione di ispezioni da parte di soggetti autorizzati;
9. gestire eventuali contenziosi.

8.2 LE FINALITA’ “SECONDARIE”

Consultia tratta i sui dati anche per le seguenti finalità:

1. evasione delle richieste di informazioni – attraverso i siti lei può richiedere informazioni sui servizi offerti da Consultia; può, inoltre, contattare Consultia per avere maggiori informazioni sui servizi offerti inviando una mail a consultia@consultia.it.  

Consultia tratta i dati personali che lei fornisce attraverso tali modalità e potrebbe richiederne di ulteriori per poter meglio formulare la risposta alla sua richiesta;

1. gestione delle richieste di esercizio dei diritti in materia di protezione dei dati personali (maggiori informazioni al 13). Tale trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale Consultia è soggetto;
2. per adempiere allo stesso obbligo nella posizione di Responsabile del trattamento;
3. per adempiere ad altri obblighi legali o contrattuali cui è soggetta Consultia nel ruolo di titolare o responsabile del Trattamento;
4. prevenzione e repressione di frodi e comportamenti abusivi (anche da parte di terzi) contrastanti con le norme vigenti, le disposizioni contrattuali applicabili, le regole di correttezza e buona fede;
5. per comunicarle eventuali aggiornamenti della presente informativa privacy; e ancora per comunicarle variazioni alla Condizioni di uso del sito.

Poiché si occupa di protezione di dati personali e, forse proprio per questo, Consultia fa un uso molto limitato dei dati degli interessati ed i trattamenti che effettua sono limitati all’erogazione delle prestazioni ed alle esigenze normative, come abbiamo già indicato.

Consultia quindi: non fa attività di marketing, non invia newsletter o altre comunicazioni di carattere commerciale o pubblicitario o offerte personalizzate non effettua ricerche di mercato o indagini per rilevare la soddisfazione dei clienti. Spesso, nei nostri corsi o durante le attività di consulenza, Consultia suggerisce delle newsletter a cui iscriversi (come quella che trovate al sito www.cesaregallotti.it) perché le reputa indispensabili ed utili per garantire il continuo aggiornamento sulle tematiche che tratta. Ma non condivide con tali soggetti alcun dato.

Consultia non effettua analisi statistiche, neanche facendo ricorso a dati anonimi o organizzati in forme aggregate. Consultia non effettua alcun trattamento sulla base dei dati ricavabili dai social media, in quanto ad oggi non ha propri account social e non condivide alcun dato, se non per le finalità già prima indicate.

Consultia invia ai propri clienti attivi, mantenendone un rigoroso anonimato, informazioni in merito ad aggiornamenti normativi o legislativi, che immagina possano essere di loro interesse ed utilità ma, in ogni caso, si tratta di comunicazioni esclusivamente tecniche. Nel caso in cui non desiderasse ricevere più tali informazioni ce lo faccia presente al nostro indirizzo consultia@consultia.it oppure ai riferimenti indicati in paragrafo 18.

Consultia non effettua alcun trattamento automatizzato, non svolge attività di profilazione di alcun tipo, non diffonde i dati di cui è in possesso, tanto meno il know-how dei propri clienti. Se ciò dovesse avvenire saremmo in presenza di una situazione di data breach e Consultia metterebbe in atto tutte le misure previste dalla sua procedura per tali situazioni.

Infine, nei siti di Consultia, come già sopra indicato,  non è attivo alcun cookie e per questo motivo non troverà presente in nessun punto una Cookie Policy.